Регламентация трудовых отношений в транспортной отрасли ...

     Составляя внутрифирменные документы, их авторы зачастую терпят неудачу по многим причинам. Самая распространенная заключается в том, что в одном документе соединяются материалы различной степени детализации, что превращает его в многостраничный том, трудный для восприятия. Поэтому, прежде всего, необходимо отделить друг от друга виды письменных внутрифирменных инструкций.

     Важно различать политику компании, процедуру управления и технологическую инструкцию, так как каждый из этих документов выполняет свою функцию. Во всех трех документах описываются действия работников, но с различной степенью детализации. В результате облегчается восприятие, а это, в свою очередь, повышает вероятность того, что эти документы станут руководством к действию.

     Политика компании — это документ, в котором описывается позиция компании в конкретной области, т. е. управленческое решение и принципы его реализации. Совокупность таких документов определяет политику компании.

     По сути политика – это любой документ, который остается относительно неизменным в течение длительного времени: правила ценообразования, технологии работы с клиентами, технологические документы и многое другое. В деятельности по разработке политик есть определенные моменты, используя которые, вы сможете значительно повысить качество их применения и избежать самых распространенных ошибок.

     Высшим руководителям приходится разрабатывать или одобрять самые разные политики. Опытный руководитель знает, что либо он потратит время и хорошо опишет какой-то процесс, либо ему придется много раз разъяснять сотрудникам одно и то же, или придется снова и снова отдавать распоряжения на одну и ту же тему. Если нет политики, устанавливающей систему скидок, придется в ручном режиме одобрять скидки каждый день.

     Первая ошибка – писать политики слишком научным языком. Политика разрабатывается для сотрудников с самым разным уровнем образования, поэтому, чем более простым языком они будут написаны, тем легче будет добиться понимания и тем лучше будет результат.

     К сожалению, общий уровень грамотности людей, которые приходят работать в бизнес, с каждым годом падает. Если вы не хотите потратить всю свою жизнь на разъяснение политик, пишите их настолько простым языком, насколько это можно сделать без потери смысла. Чем проще они будут составлены, тем легче будет обучить персонал, тем выше результаты. Когда вы внедряете какие-то политики, у вас не должно быть цели поражать людей научным подходом или эрудицией. В данном случае цель только одна – быстро и точно донести до сотрудников правила, благодаря выполнению которых повысится эффективность работы.

      Вторая ошибка при разработке политик – не указать прямо, по какой причине вообще была составлена эта политика и почему нужно действовать именно так, как описано. Другими словами, в политике не описывают, в чем, собственно, заключаются «грабли», на которые наступила или может наступить компания. Некоторые руководители почему-то считаю, что нет необходимости объяснять сотрудникам мотивы создания правил, достаточно указать само правило. Многие думают, что описание в политике ошибок, послуживших поводом для ее составления, ухудшает имидж компании в глазах сотрудников. Это – фатальная ошибка, ведь человек не будет всерьез воспринимать какое-то правило, если не понимает причину, почему оно было установлено.

      Возьмем, например, политику по рабочему расписанию. Обычно в ней описано, когда начинается и заканчивается рабочее время, какие есть перерывы, каково наказание за опоздания и т.д. При этом, как правило, большинство сотрудников и без этой политики компании соблюдают рабочее расписание и не опаздывают. Получив на изучение такой документ, большинство из них будут считать, что он особо никому не нужен, ведь они сами-то приходят вовремя. Для них нереально, что компания имеет какие-то проблемы с опозданиями, и даже отдельное опоздание кого-то из сотрудников может обойтись ей довольно дорого. Они не будут относиться с пониманием и уважением к этой политике, и это повлияет на их отношение и к другим регламентам компании.

     Рассмотрим, к примеру, политику по внешнему виду, относящуюся к макияжу сотрудниц. Если вы попытаетесь описать, какой макияж нельзя использовать на рабочем месте, сначала у вас возникнут сложности в процессе разработки политики – спектр возможных ошибок почти бесконечен. Затем вам придется потратить много времени на улаживание недовольства сотрудниц тем, что вы ограничиваете их свободу самовыражения.

     Гораздо проще описать то, как должен выглядеть и какое впечатление производить идеальный деловой макияж, а уже в дополнение к этому описанию стоит привести примеры распространенных ошибок. Это как описывать в политике, кому и в каких случаях нельзя давать скидки. Проще точно написать, в каких случаях, кому и какой размер скидки должен быть предоставлен.

     Вы можете проверить качество политик вашей компании, задав в отношении каждой из них три вопроса.

1. Будет ли понятно сотрудникам, зачем вообще нужна эта политика, какие проблемы она должна решить или предотвратить?
2. Достаточно ли просто она написана, можно описать это еще проще?
3. Понятно ли из этого документа, без дополнительных разъяснений, как именно необходимо действовать сотруднику?

     Если политика не проходит хотя бы по одному из этих пунктов, здесь есть что улучшить. Значит, ваш бизнес может стать более эффективным – не упускайте эту возможность.

     Процедура управления — это документ, в котором перечисляются по порядку и описываются шаги (этапы), которые должна предпринять группа сотрудников для выполнения конкретной функции (цикла действий). 

     Важным в этом определении является то, что:

     Во-первых, этапы выполнения функции обязательно описываются по порядку. Ведь для выполнения отдельного цикла действий работники должны иметь ясное представление, когда и в какой последовательности эти действия следует выполнять. Поэтому для их описания лучше всего подходит хронологическая последовательность. 

     Во-вторых, в процедуре управления описываются этапы цикла действий, но не обосновывается необходимость этих этапов (это делается при разработке политики компании). 

     В-третьих, процедура управления описывает действия коллектива. Процедура управления по определению предназначена для описания действий двух и более человек. Если написать такую процедуру для одного работника, то получится технологическая инструкция. 

     В-четвертых, в процедуре управления описываются все действия, необходимые для выполнения какой-либо функции. Выполнение какой-либо функции (цикла действий) связано с решением конкретной задачи (определенным объемом работ).

     Технологическая инструкция — это документ, в котором описывается последовательность действий одного работника.

     Самое важное в этом определении то, что все действия выполняются одним работником. Описание последовательности из 5—6 действий, выполняемых одним работником, — типичная технологическая инструкция. Иными словами, технологическая инструкция — это процедура управления для одного работника.

     В технологической инструкции часто детализируется этап процедуры управления. Бывает, что технологическая инструкция напрямую не связана с какой-либо процедурой, но в любом случае ее содержание регулируется действующей в компании политикой.

     Документы на ТП оформляют в соответствии с требованиями стандартов единой системы технологической документации (ЕСТД). Основные технологические документы бывают:

• общего назначения — это титульный лист, карта эскизов и технологическая инструкция. Формы таких документов устанавливаются ГОСТ 3.1105-84;
• специального назначения — различные карты (маршрутная, технологическая, типового или группового процесса, операционная, наладки, комплектовочная и др.) и ведомости (оснастки, оборудования, материалов и др.).

     Текстовые документы содержат в основном сплошной текст или текст, разбитый на графы, разделы и подразделы. При разработке текстовых документов в зависимости от вида и характера производства применяют следующие виды описания ТП:

• маршрутное — сокращенное описание всех технологических операций в маршрутной карте в последовательности их выполнения без указания переходов и технологических режимов;
• операционное — полное описание всех технологических операций в последовательности их выполнения с указанием переходов и технологических режимов;
• маршрутно-операционное — сокращенное описание технологических операций в маршрутной карте в последовательности их выполнения с полным описанием отдельных операций в других технологических документах.

     При разработке ТП в массовом производстве применяют их операционное описание, а в серийном производстве — в основном их маршрутно-операционное описание.

     Совокупность технологических документов, необходимых и достаточных для выполнения ТП или операции, представляет собой комплект документов ТП (операции), содержащий титульный лист, карты эскизов, технологические инструкции и карты, ведомости деталей (сборочных единиц) к типовому ТП, технологических документов, оборудования, оснастки и др.

     Таким образом, в политике компании определяется, что надо делать; в процедуре управления говорится, кто, что и когда должен делать; в технологической инструкции описывается, как сделать то, что предписано политикой компании и процедурой управления.