пм к

Организационное проектирование — это процесс разработки проектов организации производственных систем и систем управления. Целью такого проектирования является придание процессу создания новых систем или развитию действующих целенаправленности и научной обоснованности. Организационное проектирование позволяет формировать системы с заранее заданными характеристиками, содержащимися в проектной документации, что заведомо обеспечивает высокую эффективность спроектированных систем. При комплексном проектировании предполагается использовать системный функционально-целевой подход, который предусматривает решение организационных вопросов одновременно для производственной системы и системы управления проектируемой организации, для каждой составляющей их подсистемы и элемента (см. рисунок 1.2), а также организации в целом как системы.

Подсистема линейного руководства включает всех линейных руководителей: директора организации, начальников цехов и участков, мастеров, бригадиров, линейных руководителей непроизводственных подразделений.

Рисунок 1.2 – Составляющие системы управления

Функциональные подсистемы системы управления обеспечивают выполнение конкретных функций управления для достижения целей всех сфер деятельности организации. Все функциональные подсистемы можно сгруппировать в пять комплексных подсистем: подсистемы управления научно-технической деятельностью, производственной, экономической, внешнехозяйственной деятельностью и подсистемы управления персоналом.

Целевые подсистемы обеспечивают комплексность управления для достижения главной цели деятельности организации путем интеграции и координации выполнения конкретных функций подсистемы линейного руководства, функциональных и обеспечивающих подсистем системы управления. К целевым относятся подсистемы управления: выполнением плана производства и поставок продукции (оказания услуг); качеством продукции; трудовыми, финансовыми, материальными ресурсами; развитием производства; развитием системы управления; социальным развитием организации; охраной окружающей среды.

Состав целевых подсистем может меняться в зависимости от требований производства и внешней среды организации. Например, в период реконструкции может быть создана целевая подсистема управления реконструкцией организации и соответствующее подразделение (отдел реконструкции); по окончании реконструкции такая подсистема прекращает свое существование. В целевых подсистемах могут формироваться целевые программы, направленные на достижение определенных целей организации или рассчитанные на конкретные периоды времени.

Обеспечивающие подсистемы системы управления осуществляют конкретные функции управления, направленные на обеспечение и обслуживание выполнения конкретных функций подсистемы линейного руководства, функциональных и целевых подсистем. Все обеспечивающие подсистемы системы управления нацелены на правовое, информационное, техническое обеспечение управления, обеспечение регламентирующей документацией, нормативное, хозяйственное или делопроизводственное обеспечение управления.

При функционировании всех подсистем системы управления (линейного руководства, функциональных, целевых и обеспечивающих) выполняются общие функции цикла управления: нормирование, планирование, организация, координация и регулирование, мотивация и стимулирование, контроль, учет, анализ. Для подсистемы линейного руководства к этим функциям добавляются еще две — подбор кадров и принятие решений.

При проектировании СУП предметом проектирования могут выступать как отдельные элементы системы управления, так и их совокупность (см. рисунок 1.2).

Рисунок 1.3 - Проектируемые элементы

В общем виде проект системы управления организацией состоит из:

1)  технико-экономического обоснования (ТЭО) производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности совершенствования системы управления;

2)   задания на оргпроектирование (ЗО);

3)  организационного общего проекта (ООП);

4)  организационного рабочего проекта (ОРП).

Процесс разработки и внедрения проекта системы управления персоналом состоит из трех стадий (см. Рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 - Этапы организационного проектирования

Этап 1. Предпроектная подготовка предполагает технико-экономическое обоснование, которое включает следующие разделы:

1)  введение;

2)  характеристика существующей производственной системы и системы управления:

2.1)         результаты анализа производственной системы и ее основных элементов;

2.2)         результаты анализа системы управления организацией и ее составных частей — подсистем линейного руководства, а также целевых, функциональных, обеспечивающих подсистем и их основных элементов;

2.3)         перечень и характеристика недостатков, резервов, узких мест в производственной системе и системе управления (в том числе по отдельным составляющим элементам);

2.4)         оценка производственных потерь, возникающих из-за недостатков в производственной системе и системе управления в целом и по составляющим элементам, а также ухудшения технико-экономических и социальных показателей деятельности;

3)  цели и критерии совершенствования системы управления;

4)  ожидаемые технико-экономические результаты совершенствования системы управления;

5)  выводы и предложения.

Этап 2. Проектирование заключается в разработке задания на организационное проектирование системы управления, разработке общего и рабочего проектов.

ЗО является исходным документом для разработки проекта совершенствования системы управления организацией. В состав ЗО рекомендуется включать разделы, в которых раскрываются:

а) основание разработки проекта совершенствования системы управления;

б) цель разработки проекта;

в) результаты анализа состояния производства и управления организацией;

г) требования к построению системы управления организацией;

д) предложения по совершенствованию производственной системы и системы управления;

е) технико-экономические результаты разработки и внедрения проекта совершенствования системы управления;

ж) состав, содержание и организация работы по разработке и внедрению проекта;

з) порядок приемки проекта совершенствования системы управления организацией;

и) источники информации, используемые при разработке проекта;

к) сроки разработки проекта и источники финансирования.

Организационный общий проект системы управления организацией (ООП) разрабатывается на основе утвержденного ЗО на систему управления организацией. Документация этого этапа проектирования должна состоять из пяти частей:

-       общесистемной документации;

-       документации подсистемы линейного руководства;

-       целевых подсистем;

-       функциональных подсистем;

-       подсистем обеспечения.

К общесистемной документации относят: ведомость документов проекта; проект специализации организаций и цехов основного производства; схему проектируемой производственной структуры с описанием; схему организационной структуры управления с описанием; основной стандарт организации на систему управления; пояснительную записку к проекту; проект плана мероприятий по подготовке к внедрению проекта; расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта.

Основное содержание пояснительной записки составляют проектные решения, направленные на совершенствование специализации производства и производственной структуры организации. Особое внимание уделяется рассмотрению предложений по совершенствованию системы управления в целом, в том числе управления функционированием отдельных подсистем. При этом предложения должны составляться с учетом направлений развития всех элементов каждой из подсистем.

Расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта включает следующие данные: исходные данные для расчета экономической эффективности; расчет единовременных затрат; расчет текущих затрат (носители информации и канцтовары, затраты на электроэнергию, амортизационные отчисления, текущий ремонт технических средств, основная и дополнительная заработная плата, отчисления на социальное страхование, почтово-телеграфные и накладные расходы и т.п.).

Документация подсистемы линейного руководства, функциональных, целевых и обеспечивающих подсистем включает основной стандарт организации на соответствующую подсистему, положения о должностных лицах дирекции и о подразделениях.

Организационный рабочий проект системы управления организацией (ОРП) разрабатывается на основе утвержденного ООП системы управления организацией. Цель рабочего проекта — разработка рабочей документации, необходимой для внедрения системы управления, проведения приемо-сдаточных работ, а также обеспечение нормального функционирования системы управления организацией.

Содержание пояснительной записки к рабочему проекту отличается от содержания пояснительной записки к общему проекту более глубокой детализацией проектных решений по совершенствованию управления и дополнительными сведениями о составе проекта, отзывах на проект и источниках информации.

Этап 3. внедрения проекта совершенствования системы управления включает в себя следующие стадии:

1)  материально-техническую подготовку;

2)  профессиональную подготовку управленческих работников;

3)  социально-психологическую подготовку работников организации;

4)  разработку системы стимулирования внедрения проекта;

5)  опытное внедрение и внедрение проекта; контроль за ходом внедрения;

6)  расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта; проведение приемо-сдаточных работ.

Материально-техническая подготовка к внедрению проекта начинается на этапе общего проектирования и заключается в подготовке к проведению работ по строительству или перестройке отдельных помещений, закупке, монтажу и наладке технических средств управления, предусмотренных проектом.

Профессиональная подготовка управленческих работников заключается в обучении, переподготовке и повышении квалификации работников аппарата управления для работ в новых условиях функционирования системы управления организацией.

Социально-психологическая подготовка работников управления состоит в проведении бесед и лекций среди управленческого и производственного персонала организации для разъяснения необходимости и эффективности намеченной перестройки производственной системы и системы управления.

Разработка системы стимулирования внедрения проекта заключается в подготовке на период внедрения специальных положений о материальном и моральном поощрении участников внедрения проекта. В качестве источника финансирования расходов по внедрению могут использоваться себестоимость продукции или прибыль.

Опытное внедрение и окончательное внедрение осуществляются в соответствии со сводным планом мероприятий по внедрению проекта, утвержденным на этапе разработки ОРП. Опытное внедрение отдельных мероприятий может начинаться на этапе ООП. Начало, сроки и состав комиссии по приемке результатов внедрения конкретного мероприятия определяются приказом, изданным заказчиком и согласованным с разработчиком.

Контроль за ходом внедрения осуществляют руководство организации, а также ответственные исполнители со стороны заказчика и исполнитель по отдельным подсистемам системы управления.

Разработка и внедрение организационных проектов систем управления организаций требует применения системы методов: обследования, анализа, построения, обоснования и внедрения.