Проектный менеджмент

В литературе приводится множество разнообразных определений понятия «проектный офис». Проектный офис называют Офисом управления проектами, Центром управления проектами, а в зависимости от масштаба – Офисом управления программами, Департаментом управления проектами и т. п. Однако все многообразие определений можно свести к двум трактовкам (см. рис. 4.3):

1. Проектный офис как инфраструктура.

2. Проектный офис как подразделение.

1. Проектный офис как инфраструктура. Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из менеджера проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что:

-     команда как организационная структура существует на время реализации проекта;

-     состав команды проекта не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенный период времени.

Возникает необходимость в организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта.

Основное назначение проектного офиса как инфраструктуры – обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр.

Проектный офис – это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании – место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

Современное понятие проектного офиса включает в себя большое количество технических и организационных решений:

1) помещение:

-       проектирование пространственно–планировочных решений – основных помещений головного офиса проекта;

-       проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью;

2) оргтехника и вспомогательное оборудование:

-       устройства для организации документооборота;

-       организационные средства – доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;

-       организационная техника – копиры, проекторы, уничтожители бумаги;

-       средства безопасности – сигнализация, регламентация доступов в помещение;

-       хозяйственный инвентарь и оборудование;

3) программно–компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:

-       компьютерная техника – сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;

-       программное обеспечение;

-       средства связи –телефонные аппараты, каналы связи, мобильные телефоны.

Виртуальный офис – распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами Данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов). Такой проектный офис содержит две группы программных средств в рамках технологии «клиент–сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз Данных, например Oracle, Informix, MS Sharepoint, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet (или другой системы обмена информацией) поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат независимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.

Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты:

-     систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом);

-     систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т. д.;

-     набор стандартных бизнес–приложений, использующихся командой проекта для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес–приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

-     систему экспорта/импорта документов.

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая:

-     осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности);

-     осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

2. Проектный офис как подразделение. Некоторые авторы используют иные определения для обозначения Проектного офиса как подразделения (например, специалисты компании «ПМСОФТ» используют термин «офис управления проектами»). Также термин вошел в новую редакцию Свода знаний по управлению проектами (Руководство РМВОК®) – Четвертое издание.

Создание проектного офиса как обособленного подразделения целесообразно при достижении компанией определенного уровня зрелости в управлении проектами. В борьбе за эффективное распределение ресурсов проектов, повышение количества успешно реализуемых проектов, повышение качества мультипроектного управления, формирование внутрифирменных стандартов управления проектами, распределение приоритетов проектов существенно может помочь создание в рамках корпорации такой структуры, как Проектный офис (Project Management Office).

Мультипроект – это программа или мегапроект, состоящие из множества проектов, имеющих логические, ресурсные или другие взаимосвязи.

Офис управления проектами (Project Management Office, РМО) –подразделение или организация, выполняющие определенные обязанности в отношении централизованного и скоординированного управления проектами, которые входят в зону его ответственности. Сфера ответственности офиса управления проектами может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления проектом.

Одним из показателей зрелости организации, а точнее менеджмента организации, являются и осознание необходимости, и создание такого подразделения.

Диапазон обязанностей можно разделить на следующие сегменты:

-     создание и развитие адекватной организации системы стандартов управления проектами, ее поэтапное внедрение и модернизация, воспитание персонала;

-     анализ всей проектной деятельности организации, сопоставление реализуемых проектов и программ со стратегическими целями организации, отбор проектов, формирование портфеля проектов организации;

-     создание единого хранилища результатов проектов, анализ завершенных проектов, создание шаблонов по проектам.

Данная декомпозиция обязанностей корреспондирует с выделенными В. В. Ильиным функциями – в том числе методической, аналитической и учетной. Сообразно этим функциям в структуре проектного офиса наряду с группой координаторов проекта могут быть выделены такие структурные образования, как Методический отдел, Аналитический отдел, а также Архив.

Внедрение такого звена, как Проектный офис, позволяет компании:

-     повысить рентабельность реализации проектов;

-     увеличить число успешно завершаемых проектов;

-     сформировать штат профессионалов, готовых использовать передовые методики в управлении проектами.

Проектный офис в корпорации позволяет компании сформировать систему управления проектами, включая в нее доказавшие свою эффективность методы управления, планирования и анализа проектов для завершения проектов в рамках заданных ограничений.

Для создания эффективного Проектного офиса, который не служит бюрократическим заслоном в организации, менеджмент компании должен осознавать его необходимость и оказывать всяческую поддержку на начальных этапах его работы.

Внедрение Проектного офиса является поэтапным процессом, который требует определенных усилий как от менеджеров проектов, так и от рядовых сотрудников.

Инициатива по созданию Проектного офиса должна исходить «сверху», и уже позже новая структура, доказав свою эффективность и необходимость, будет воспринята всей организацией.

Внедрение Проектного офиса в компанию первоначально может встретить сопротивление и даже саботаж со стороны сотрудников организации.

В результате анализа российского и зарубежного опыта в области создания и внедрения проектных офисов были сформулированы следующие этапы эволюции Проектного офиса компании:

1) «Информационный центр». На данном этапе осуществляется постановка целей и задач, определение функций и инфраструктуры Проектного офиса, сбор информации;

2) «Офис сопровождения проектов». На данном этапе Проектный офис начинает свою работу и в кратчайшие сроки должен показать свою эффективность. Здесь могут рассматриваться такие задачи, как:

-       формирование и анализ отчетов;

-       обзоры всей проектной деятельности в организации;

-       внедрение корпоративных стандартов управления всеми проектами компании и др.

Таким образом, Проектный офис еще не работает в полную силу и является структурой, анализирующей и аккумулирующей в себе информацию по проектам. Он только еще формирует свой имидж и начинает оправдывать свое существование, дает сотрудникам почувствовать необходимость и удобство в использовании общих принципов ведения проектов;

3) «Офис управления проектами». На данном этапе Проектный офис окончательно закрепляется в структуре организации и переходит к активным действиям. Он становится обладателем полной информации обо всей проектной деятельности организации, чтобы начать ее реформирование, а также приступает к решению более крупных задач:

-     тюнинг сложившейся системы корпоративных стандартов управления;

-     создание на базе этих стандартов программ обучения;

-     проведение тренингов для персонала;

-     «навязывание» инструментария;

-     распределение ограниченных ресурсов компании;

-     формирование портфелей проектов, адекватных стратегии компании.

 

Успешное внедрение Проектного офиса позволит компании:

-     работать над большим количеством проектов ввиду эффективного распределения ресурсов организации;

-     иметь «под рукой» информацию о текущей проектной деятельности компании;

-     оптимизировать финансовые потоки по проектам;

-     формировать портфели проектов в соответствии со стратегическими целями компании и тенденциями развития отрасли;

-     создать эффективную систему обеспечения ресурсами проектов компании;

-     пользоваться единой корпоративной системой управления всеми проектами компании, которая бы учитывала специфику ведения проектов;

-     разработать и применить компьютерную модель программы или портфеля проектов для анализа параметров проектов;

-     обеспечить правильную расстановку приоритетов проектов, что позволит равномерно распределить нагрузку на персонал и оборудование, сократить количество конфликтов за ограниченные ресурсы организации.